Jak założyłam spółkę z o.o. przez internet czyli o wyboistej drodze niekończących się formalności

Zapadła decyzja – organizujemy naszą firmę w formie spółki z o.o.

Spokojnie, spokojnie nie mam najmniejszego zamiaru produkować tu kolejnych argumentów na temat tego czy lepsza działalność gospodarcza jako osoba fizyczna czy spółka i jaka spółka… Internety pękają w szwach od takich materiałów więc ja się w tym temacie mądrzyć nie będę. Opiszę tutaj proces zakładania Spółki przez internet – nie, nie, proszę jeszcze nie uciekaj !!! Zapewniam Cię że to nie będzie nudna instrukcja, a raczej mroczna i zawiła fabuła o nieodgadnionym zakończeniu. Pomimo iż proces rozpoczął się prawie 2 miesiące temu i dwukrotnie opłaciłam koszty wpisu cała ta karuzela nadal nie jest jeszcze zakończona. Korzystając z jednego z licznych ułatwień i udogodnień dla przedsiębiorców w jakie oczywiście obfituje nasz system prawno podatkowy 28 czerwca zarejestrowałam się na S24 i wypełniłam stosowne ( liczne ) rubryczki, stworzyłam: * umowę Spółki * listę wspólników * oświadczenie o wniesieniu kapitału * oświadczenie o udzieleniu pełnomocnictwa Dokumenty zostały przez wspólników podpisane i kolejnego dnia wypełniając odpowiednie rubryki w 4 krokach plus podpisy wysłałam WNIOSEK O REJESTRACJĘ PODMIOTU W REJESTRZE PRZEDSIĘBIORCÓW Uff, poszło! Odpowiedź z Sądu przyszła szybko: nie można zarejestrować ponieważ podmiot o tej samej nazwie już istnieje w Rejestrze Przedsiębiorców… dlaczego wniosek do Rejestru Przedsiębiorców wraz z opłatą za wniosek nie został zablokowany na etapie wysyłania??? Cóż na błędach trzeba się uczyć i teraz już będę wiedziała że wymyślając nazwę firmy, przed zarejestrowaniem trzeba sprawdzić nie tylko dostępność domeny internetowej, oraz czy po wpisaniu w wyszukiwarki nie pojawiają się w powiązaniu z tą nazwą jakieś dziwne strony; ale również czy ktoś już nie zarejestrował firmy o takiej nazwie . Dlaczego nie można połączyć bazy danych z rejestru przedsiębiorców z platformą s24 i oszczędzić czas osobom składającym wnioski, oraz pracownikom KRS którzy muszą to sprawdzić i tworzyć korespondencję, pisać, odsyłać itp? Tak naprawdę to nie spodziewam się odpowiedzi na to pytanie. Wrócę jeszcze do tematu korespondencji. Taki mały test dla Ciebie – w skali 0-10 ile wiedz o plikach pdf.xades ? Jeżeli Twoja odpowiedź jest wyższa niż 0 to napisz mi proszę czym się zajmujesz i do jakich to tajemniczych celów takich plików używasz, oczywiście poza otwieraniem korespondencji przesłanej do Ciebie przez KRS. Jeżeli Twoja odpowiedź jest taka jak moja czyli 0, a planujesz np założenie firmy przez internet to będziesz musiała lub będziesz musiał zainwestować w swój rozwój technologiczny i znaleźć narzędzie które te pliki pozwoli Ci otworzyć.

Drugie podejście

Nazwa firmy sprawdzona, formularze, dokumenty, podpisy, wniosek. W odpowiedzi wezwanie do uzupełnienia braków, jadę więc do Sądu i w okienku składam już w formie fizycznej „ oświadczenie o adresach do korespondencji wspólników oraz zarządu” ( oczywiście w formularzu online wszystkie adresy są podane ), oraz „oświadczenie że podmiot nie jest cudzoziemcem” !?!? – wyjaśnienie Pani w sekretariacie * no w systemie online tego nie ma ale takie dokumenty trzeba dołączyć * Mija kilka kolejnych dni w totalnej ciszy, żadnej korespondencji, loguję się do systemu – informacja o awarii. Padł cały system. Przyznam się że nie pamiętam dokładnie w którym to dniu padł , a w którym zaczął działać ponownie. Chciałabym jednak żeby ten artykuł był taki solidny i podawał jak najbardziej dokładne dane więc zapytałam Google. Dowiedziałam się że system pada w miarę regularnie co parę tygodni od 2012r. W takiej sytuacji można już chyba uznać zjawisko za normę ? Koniec końców Spółka została zarejestrowana, pojawiła się w KRSie z nadanym nr NIP i Regon – WIWAT system jednego okienka.

Kolejny etap – szturmujemy Urząd Skarbowy

Vat czy nie Vat ? Na razie decyduję że „nie Vat” czyli korzystam z podmiotowego zwolnienia z Vat. Składam więc w Urzędzie Skarbowym dokumenty: * PCC-3 wraz z potwierdzeniem opłaty – do Spółki został wniesiony kapitał więc czynność do opodatkowania * NIP-8 * Vat-R zdecydowałam się złożyć pomimo zwolnienia z vatu ze względu na rozliczanie zakupionych np na Facebooku reklam. * UPL-1 pełnomocnictwo dla księgowej do podpisywania deklaracji i wysyłania ich drogą elektroniczną ( z mojego osobistego punktu widzenia dokument najważniejszy. Czytałam gdzieś że są osoby które lubią osobiście biegać po urzędach; ale kosmitów też podobno widziano ) I to tyle z dokumentów do wypełnienia dla skarbówki plus konieczne do dołączenia – umowa Spółki – tytuł prawny do lokalu – umowa rachunku bankowego – informacja o biurze rachunkowym i miejscu przechowywania dokumentów.

Podsumowanie czyli początek

Prawie dwa miesiące minęły zanim zakończyłam niezbędne formalności. Oczywiście można to zrobić szybciej. Ja nie miałam jakiegoś specjalnego ciśnienia, nie zależało mi bardzo na czasie, a równocześnie zajmowałam się innymi sprawami związanymi z prowadzeniem firmy i projekt „założenie Spółki z o.o.” zajmował tylko niewielki procent mojej uwagi. Gdybym jednak 100% mojego czasu i uwagi skierowała na to zadanie to na pewno nie wyglądało by to tak że siadam sobie z kawą przed laptopem i zakładam firmę w parę minut. Mam teraz dylemat z tym artykułem jak go opublikować? Jaka kategoria? Jakie tagi ? Biznes ??? Czy można powiedzieć że toute cette paperasse jak mówią Francuzi ma coś wspólnego z biznesem, że na tym polega i tak wygląda prowadzenie firmy? Na pewno nie! Biznes to pomysł i dobry plan na jego realizację, to ludzie klienci, pracownicy, dostawcy; to nieustanne obserwowanie co działa dobrze, a co nie działa i jak to poprawić. Biznes to wszystko to co przed nami.