Codzienne zadania, analityka i planowanie rozwoju – wszystkim tym obszarom powinieneś proporcjonalnie poświęcić swój czas i uwagę. Zadbanie nie tylko o jeden, ale o trzy obszary wpływa na kondycję Twojej firmy.

Pożary

Wykonujesz wiele zadań związanych z bieżącymi sprawami firmy z jej codziennym funkcjonowaniem W zależności od  branży będzie to produkcja, sprzedaż, wykonywanie usług, zamawianie towarów, regulowanie płatności, wystawianie faktur i wiele innych.

Codziennie zajmujesz się tym co niezbędne do funkcjonowania Twojej firmy, oraz tym bez czego firma spokojnie mogła by się obejść, ale są one narzucone przepisami – rozliczenia US, ZUS, zgłoszenia, raporty itp.

Jeżeli masz pracowników to oczywiście oni wykonują część zadań, natomiast ty tą pracę organizujesz, ustawiasz i rozliczasz.

Oprócz „bieżączki” czyli jak to w wielkich firmach ładnie nazywają działań operacyjnych masz jeszcze dwie dziedziny w których też są zadania do wykonania.

Zazwyczaj niestety te codzienne, bieżące zadania pochłaniają 100% czasu i tak naprawdę wiedząc że powinniśmy zająć się również pozostałymi odkładamy je, zajmujemy się nimi bardzo nieregularnie. Mamy to z tyłu głowy, myślimy, martwimy się że znowu nic nie posunęliśmy  w tych kwestiach ale przecież cały czas coś pilnego, co chwilę nowy pożar.

A jednak o tym czy nasza firma będzie istniała za rok lub za dwa, jaka będzie jej kondycja, czy my właściciele będziemy patrzyli z satysfakcją jak nasz biznes rozwija żagle i mknie po oceanie czy raczej będziemy łatali dziury w przeciekającej łajbie zależy od tego czy zaopiekujemy się pozostałymi dwoma nieoperacyjnymi obszarami.

Te okropne excele

Pierwszy to analityka – sprawdzanie różnych danych np wartości sprzedaży, przepływów pieniężnych, ilości klientów, wydajności tych wszystkich parametrów które pozwalają zorientować się na jakim twój biznes jest etapie i w jakim kierunku zmierza.

Często tego nie robimy, idziemy na czuja, Sprzedaż jest słaba? Trzeba liczyć że w przyszłym miesiącu będzie lepiej, a może jakaś promocja? przecena? aby przyciągnąć klientów. A jak się to ma do kosztów? Czy towary sprzedane w promocyjnej cenie pokryją tak naprawdę wartość tych towarów, zapasu który zostaje, oraz wszystkie bieżące koszty czynsz, wynagrodzenia, media …

Wiadomo w biznesie raz jest gorzej raz lepiej – to taka sinusoida gra dół góra.

Ale jak ta sinusoida wygląda w Twojej branży jak długo trwają te doły i górki, na jakim etapie jesteś teraz?

Czy lepiej będzie za miesiąc czy za dwa lata?

A może przeciwnie, właśnie pojawiło się dużo zamówień, jesteś na fali. Nawet zatrudniasz kolejnych pracowników, wydzierżawiasz nowe miejsce kupujesz maszyny.

A marża? Czy przy dużych zamówieniach klient wynegocjował lepsze ceny? Czy zysk pokrywa teraz dodatkowe koszty?

Tu chyba najlepiej widać różnicę pomiędzy małą firmą a wielką korporacją. Duże firmy koncentrują się na tym aby robić jak największy obrót. Jeżeli produkcję, sprzedaż reprezentują wielkie liczby i te liczby rosną to sama zyskowność przedsięwzięcia schodzi na dalszy plan. Pojawia się w chwilach gdy trzeba przedstawić sprawozdanie i pokazać akcjonariuszom jak świetnie zarząd sobie radzi. Oczywiście co jest wrzucone do pasywów a co do aktywów i czy ten zysk ma realne odzwierciedlenie chociażby w przepływach pieniężnych to już inny temat – powiedziałabym nawet że to inna filozofia ekonomiczna.

Ale nie ma w tym nic dziwnego kiedy wielka korporacja ma problemy to tak naprawdę inni mają problem i rzucają się go rozwiązać 

  • banki bo przecież ilość pieniędzy która przepływa przez konta jest ogromna, a korporacja to klient na specjalnych warunkach. 
  • Dostawcy bo jeżeli tak duży klient się zachwieje to pociągnie ich za sobą więc oczywiście trzeba się dogadać
  • Władze bo to miejsca pracy które trzeba chronić i dobrobyt całego regionu od tego zależy
  • W końcu sami akcjonariusze bo jeżeli mają stracić zainwestowane miliony to może lepiej dołożyć milion lub dwa i wesprzeć firmę w trudnej sytuacji

W wypadku małych biznesów wyglada to zupełnie inaczej,.. 

Nieważne że wpływy do budżetu państwa z podatków od osób fizycznych oraz małych i średnich firm dwukrotnie przewyższają wpływy  z wielkich spółek. 

Nieważne że małe firmy w sumie  zatrudniają ogromną rzeszę ludzi. 

Każda z tych firm pojedynczo jest tylko małym trybikiem o który nikt nie będzie się troszczył ani ruszał na pomoc w trudnej sytuacji.

Jeżeli w twojej firmie pojawił się kryzys i problemy z płynnością finansową to w przeciwieństwie do menadżera wielkiej firmy który w takiej sytuacji sięga po notes z kontaktami i szuka pracy w innej firmie Ty jesteś przestępcą, oszustem lub głupcem.

Dlatego koniecznie musisz zajmować się obszarem analizy w swojej firmie, sprawdzać liczby i pilnować abyś ze swojej pracy miał zyski, a nie był wyłącznie dawcą pracując na zyski dostawców, na czynsze, opłaty, zusy i podatki. Musisz wiedzieć czy strategia jaką przyjąłeś w swojej firmie prowadzi do jej rozwoju czy tylko do wzrostu obrotu, a może właśnie prowadzisz walkę o przetrwanie która nie ma żadnego uzasadnienia. 

Czy jest jakiś ląd na horyzoncie?

Drugi obszar to rozwój. Zaplanowanie drogi którą twój biznes pójdzie aby znaleźć się w określonym miejscu za rok, za pięć, czy dziesięć lat.

Nie mam pojęcia jak świat będzie wyglądał za pięć lat, Ty pewnie też tego nie wiesz, Tak naprawdę nie możemy być pewni nawet tego jak będzie wyglądał za rok. Ale jednego jestem pewna, jeżeli nie zaplanuję rozwoju mojego biznesu w czasie, nie wyznaczę odległych celów to za te pięć lat mojego biznesu po prostu nie będzie.

Czy będą zmieniały się potrzeby moich klientów – na pewno. Czy zmieni się technologia, metody sprzedaży, zwyczaje – oczywiście.

Sama droga która do celu ma mnie zaprowadzić pewnie będzie wiła się serpentynami bardzo rzadko przypominając szeroką autostradę. Nieraz trzeba będzie zmieniać trasę aby ominąć przeszkodę, przesiąść się do innego środka transportu, wsiąść do samolotu lub podreptać piechotą; zmieniać, modyfikować, dopasowywać. 

I tu jest też ta niesamowita siła małych biznesów, ta ogromna przewaga której nikt nam nie odbierze – łatwość i szybkość podejmowania decyzji, przeprowadzenia zmiany, dopasowania się.

Nie twierdzę że to takie proste, że nie ma obaw i wątpliwości, że nie jesteśmy przywiązani do tego co było, albo mamy szczególnie entuzjastyczne podejście do zmiany. No nie.

Ale nie ma też uciekania przed odpowiedzialnością za taką decyzję, wiadomo kto ma ją podjąć i nie trzeba miesiącami czekać na przetrawienie, skonsultowanie, zatwierdzenie.

Takim oczywistym celem rozwojowym jest wzrost przychodów i to jest bardzo dobry cel – zadaniem firmy jest zarabianie pieniędzy.

Takim celem może być również zwiększenie stabilności biznesu – uniezależnienie go od wpływu sezonowości, koniunktury poprzez różnicowanie oferowanych produktów, grup klientów, metod sprzedaży itp.

Takim celem może też być rozwój naszej oferty czy produktu tak aby coraz lepiej spełniał potrzeby klienta, aby zachwycał każdego kto go kupił sprawiał że nie da się bez niego żyć.

Takim celem może być zaspokojenie naszych osobistych potrzeb – miejsce na liście stu najbogatszych ludzi, uzyskanie środków na uprawianie kosztownego hobby, na emeryturę pod palmami w wieku 40 lat, na działalność charytatywną.

W zależności właśnie od tego głównego, odległego celu, wyznaczamy cele pośrednie i planujemy drogę która nas do nich zaprowadzi, określamy ten krok który zrobimy jutro, w kolejnym tygodniu.

Na początku prowadzenia mojego biznesu nawet nie wiedziałam że jest coś więcej czym powinnam się zająć niż właśnie te bieżące, całkowicie mnie pochłaniające zadania.

Po pewnym czasie na podstawie rozmów z innymi przedsiębiorcami, na podstawie przeczytanych książek biznesowych i na podstawie zmagania się z problemami które jakoś wcale nie znikały w mojej firmie zrozumiałam że biegam że kółko, że muszę zająć się analizą i na jej podstawie podejmować decyzje, że muszę zaplanować w jakim kierunku i do jakiego celu ma zmierzać mój biznes. Tylko to że coś wiem, że rozumiem nie znaczy że mam czas za to się zabrać.

Przecież jeszcze zamówienia, jeszcze maile, jeszcze ktoś coś chce…

Skąd wsiąść czas na jeszcze inne rzeczy, no dobrze ważne rzeczy ale….. a właściwie ile czasu na to potrzeba?!

Powiem Ci ile mi to zabiera czasu.

Spisanie celu to było pewnie nie więcej niż 2 minuty poprzedzone jednak dosyć rozłożonym w czasie okresem przemyśleń, zastanawiania się, gdzieś tam, jadąc samochodem, spacerując, czy robiąc zakupy. Zaplanowanie krótkoterminowych celów to było jedno popołudnie.

Teraz w każdy piątek poświęcam 1 – 1,5h na wprowadzenie danych do systemu i analizę, oraz 0,5h na planowanie i 2-3 h na działania związane z rozwojem – takie które nie są niezbędne dzisiaj ale mają wpływ na jutro mojej firmy

Stworzenie całego systemu z jakiego obecnie korzystam zajęło znacznie więcej czasu ale też mocno rozłożonego – jednego dnia pół godziny na przemyślenie, kolejnego pięć minut na spisanie zadań w sumie budowałam go parę miesięcy poświęcając kilkanaście minut tygodniowo. Oczywiście nie jest to system zamknięty nadal coś w nim zmieniam, ale całkiem dobrze funkcjonuje. 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *